Guia G-GF-838: Gestión de Ingresos sin Contraprestación

Establecer las bases contables para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de la información financiera relacionado con ingresos que surgen de transacciones sin contraprestación distintas de aquellas que dan lugar una combinación de entidades, en cuanto a: Impuestos, Tasas, Contribuciones, Transferencias, Donaciones, Estampillas, entre otros, con el propósito de garantizar disponibilidad de recursos para el buen funcionamiento de la institución y garantizar traslados y pagos a otras entidades.

Descripción Detallada de Actividades

#	Actividad	Responsable	Descripción
1	Inicio	—	Inicio del proceso de reconocimiento, medición y control de ingresos sin contraprestación.
2	Registrar ingreso	Oficina Financiera	Se registra el ingreso en el sistema financiero con base en la información recibida de las diferentes dependencias.
3	Clasificar tipo de ingreso	Oficina Financiera	Se clasifica el ingreso según su naturaleza (impuestos, tasas, contribuciones, transferencias, donaciones, estampillas, entre otros).
4	Medir y validar valor del ingreso	Oficina Financiera	Se verifica que el valor del ingreso sea medido de manera confiable y acorde a los soportes documentales.
◆	¿Cumple criterios contables?	—	Gateway Exclusivo (XOR): Verifica que el ingreso cumpla con reconocimiento, medición confiable y soporte adecuado según políticas institucionales.
5a	Ajustar o rechazar registro	Oficina Financiera	NO: Se realizan ajustes o se rechaza el registro hasta cumplir con los criterios contables establecidos.
5b	Registrar ingreso oficialmente	Oficina Financiera	SÍ: Se reconoce el ingreso en el periodo correspondiente conforme a las políticas contables.
6	Presentar información financiera	Oficina Financiera	Se incluye el ingreso en los estados financieros asegurando su correcta presentación y revelación.
◆	¿Es ingreso por estampilla Pro-Universidades?	—	Gateway Exclusivo (XOR): Determina si el ingreso corresponde a estampillas que requieren conciliación interinstitucional.
7a	Conciliar y transferir recursos	Oficina Financiera	SÍ: Se realiza conciliación con la entidad correspondiente y se transfiere el porcentaje establecido según normativa vigente.
7b	Continuar proceso	Oficina Financiera	NO: Se continúa con el flujo normal del proceso.
◆	¿El ingreso es mediante cheque?	—	Gateway Exclusivo (XOR): Verifica si el ingreso fue recibido mediante cheque.
8a	Esperar canje bancario	Oficina Financiera	SÍ: Se espera el tiempo de canje bancario (3 a 5 días hábiles) antes de registrar definitivamente el ingreso.
8b	Continuar proceso	Oficina Financiera	NO: Se continúa con el registro normal del ingreso.
9	Conciliar ingresos periódicamente	Oficina Financiera	Se realizan conciliaciones periódicas de ingresos para garantizar consistencia entre registros contables y movimientos bancarios.
10	Verificar cumplimiento de políticas	Control Interno	Se verifica que el proceso cumpla con las políticas contables, normativas y procedimientos establecidos.
11	Fin	—	Finaliza el proceso de reconocimiento, medición y control de ingresos.

Requerimientos Funcionales del Sistema

Módulo	Descripción Técnica para el Sistema
Registro de Ingresos No Recíprocos	El sistema debe permitir la clasificación y registro de ingresos sin contraprestación, validando automáticamente que los montos cumplan con los criterios contables de la facultad.
Gestión de Canje Bancario	El software debe implementar un estado de "Pendiente de Canje" para ingresos mediante cheque, bloqueando el uso del recurso por un periodo parametrizable (3 a 5 días) hasta su confirmación.
Control de Estampillas y Transferencias	El aplicativo debe incluir una lógica diferenciada para ingresos por estampillas, permitiendo realizar la conciliación específica y el registro de la transferencia de estos fondos.
Conciliación Bancaria Periódica	El sistema debe proveer una herramienta de conciliación para cruzar periódicamente los ingresos registrados en el aplicativo contra los extractos efectivos de la oficina financiera.
Bandeja de Control Interno	El aplicativo debe contar con un módulo de verificación para el rol de 'Control Interno', permitiendo validar el cumplimiento de políticas antes de oficializar el registro de la información financiera.
Cierre y Validación de Datos	El software debe emitir un certificado de "Información Validada y Registrada" una vez que el proceso supere todas las etapas de conciliación y control interno.